Die kurze Antwort vorab: Ein erstes produktives KI-System kostet im Mittelstand realistisch 35.000 bis 40.000 Euro und ist in etwa vier Wochen einsatzbereit. Der Einstieg davor, also Problemanalyse und Erstgespräch, kostet bei einem seriösen Anbieter nichts. Wissensaufbau per Workshop liegt bei 4.000 Euro pro Tag. Laufende Kosten für den Betrieb beginnen je nach Lösung bei rund 1.000 Euro pro Monat. Alles darüber hinaus ist Individualentwicklung und lässt sich vorab als Festpreis kalkulieren. Die meisten Anbieter beantworten die Kostenfrage mit "das kommt darauf an". Das stimmt zwar, hilft aber niemandem, der ein Budget planen muss. Deshalb hier die Zahlen, mit denen wir bei they consulting tatsächlich arbeiten, aufgeteilt in die drei Phasen, die fast jedes KI-Projekt im Mittelstand durchläuft.
Phase 1: Verstehen, was überhaupt gebraucht wird. Kosten: 0 Euro
Das erste Gespräch zur Problemaufnahme ist bei uns grundsätzlich kostenlos. Ein Termin, ein paar Stunden, mit den richtigen Leuten aus Ihrem Unternehmen reden und verstehen, wo der Schuh drückt. Früher kam der Handwerksbetrieb auch erst einmal vorbei, hat sich die Baustelle angeschaut und dann ein Angebot gemacht. Alles andere halten wir für falsch: Das Problem zu verstehen gehört zur Problemlösung dazu und ist keine abrechenbare Leistung. Wer für eine erste Potenzialeinschätzung bereits eine fünfstellige "Analysephase" bezahlen soll, darf skeptisch sein. Häufig wird dort KI-Beratungszeit verkauft, bevor überhaupt klar ist, ob KI das richtige Werkzeug ist. Anders sieht es aus, wenn gezielt Wissen aufgebaut werden soll: Workshops mit Ihrem Team, in denen wir KI-Grundlagen, Anwendungsfälle und eine Richtlinie für Ihr Unternehmen erarbeiten, machen wir im Rahmen von ein bis drei Tagen, je nach Tiefe und Teilnehmerkreis. Dafür berechnen wir pauschal 4.000 Euro pro Workshoptag, inklusive Vorbereitung und Nachbereitung.
Phase 2: Der erste produktive Anwendungsfall. Kosten: 35.000 bis 40.000 Euro
Hier trennt sich Experiment von Ergebnis. Das passende Format? Unser Impact-Sprint: ein vorher klar abgesteckter Anwendungsfall, umgesetzt von zwei Entwickler:innen, live in Ihrer Cloud-Umgebung, inklusive Anbindung an bestehende Systeme. Ein Sprint dauert zwei Wochen und kostet bei uns mit zwei Expert:innen 20.000 Euro. In den meisten Fällen ist ein erster produktiver Anwendungsfall in vier Wochen erreicht, das entspricht einem Budget von 35.000 bis 40.000 Euro. Zur Einordnung: Das entspricht 1.000 Euro pro Personentag. Marktüblich sind für spezialisierte KI-Beratung im Mittelstand 1.200 bis 2.500 Euro pro Tag, große Beratungshäuser liegen oft deutlich darüber. Der Unterschied bei uns: Sie bezahlen nicht für dutzende Planungs- und Visionfolien, sondern für ein klares Konzept und ein laufendes System. Wichtig ist das Wort produktiv. Gemeint sind kein Foliensatz und kein Prototyp, der nach der Präsentation wieder abgeschaltet wird, sondern ein System, mit dem Ihre Mitarbeiter:innen ab Tag eins arbeiten. Der Scope wird vorher gemeinsam festgelegt, damit das Budget hält.
Phase 3: Produktivsystem und Betrieb. Ab 1.000 Euro pro Monat oder Festpreis
Für den Dauerbetrieb gibt es zwei Wege.
Software as a Service: Fertige Lösungen wie unsere Plattform Atlas (Chat mit den eigenen Unternehmensdaten, gehostet auf EU-Servern, DSGVO-konform) starten bei 1.000 Euro pro Monat. Das ist der schnellste Weg zu einem produktiven System, wenn der Anwendungsfall zu einer bestehenden Lösung passt.
Individualentwicklung: Sollte das Firmenproblem komplexer sein und eine maßgeschneiderte Lösung erfordern, lässt sich der Aufwand mit wenigen Terminen im Vorfeld sauber abschätzen. Für diese Termine berechnen wir unseren Kund:innen nichts. Danach nennen wir einen Festpreis und einen Zeitrahmen, für die wir garantieren.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Kunde mit vielen Außeneinsätzen stand vor einem klassischen Kalkulationsproblem: Mitarbeitende mussten vor Ort Objekte einschätzen, deren Menge und Volumen über den Preis entscheiden. Das lief per Augenmaß und Erfahrung, mit entsprechenden Abweichungen und Nacharbeit im Büro. Unsere Lösung: eine mobile App für iOS und Android, die per Smartphone-Foto Objekte erkennt und deren Volumen KI-gestützt abschätzt, dazu ein Admin-Backend für die Verwaltung im Innendienst. Kalkuliert wird jetzt direkt vor Ort statt Tage später am Schreibtisch. Der Scope wurde vorab festgelegt, das System wird von uns entwickelt und auf EU-Infrastruktur betrieben. Das Beispiel zeigt den typischen Verlauf: Aus einem konkret benennbaren Problem wird ein klar abgegrenzter erster Anwendungsfall und aus dem ein System im Dauerbetrieb. Nicht umgekehrt, also nicht erst eine KI-Strategie für alles, sondern zuerst ein Fall, der sich rechnet.
Die Kosten, über die niemand spricht
Ehrliche Budgetplanung heißt auch, die Posten zu nennen, die in keinem Angebot stehen:
Interne Zeit. Ihre Expert:innen müssen für Gespräche, Tests und Feedback verfügbar sein. Rechnen Sie über ein Vier-Wochen-Projekt mit einigen Personentagen auf Ihrer Seite. Ohne diese Zeit wird jedes KI-Projekt schlechter.
Datenqualität. KI arbeitet am besten mit strategischem Zugriff auf Ihre Daten. Liegen die relevanten Dokumente und Informationen verstreut, unstrukturiert oder veraltet vor, kostet die Aufbereitung Zeit. Das ist kein Grund zu warten, aber ein Posten, den man kennen und mit dem man kalkulieren sollte.
Veränderung im Team. Ein System, das niemand nutzt, ist das teuerste System. Die Einführung braucht Kommunikation und Mitnahme des Teams. Das kostet weniger Geld als Aufmerksamkeit, wird aber am häufigsten unterschätzt.
Wann sich KI nicht rechnet
KI ist kein Selbstzweck. Von einem Projekt raten wir ab, wenn der Anwendungsfall zu selten vorkommt, um den Aufwand zu rechtfertigen, wenn die nötigen Daten schlicht nicht existieren, oder wenn ein einfacheres Werkzeug das Problem genauso löst. Manchmal ist die richtige Antwort auf eine Prozessfrage keine KI, sondern ein besserer Prozess. Auch das ist ein Ergebnis des kostenlosen Erstgesprächs, und zwar eines, das Ihnen einen fünfstelligen Betrag spart.
Zusammengefasst
Phase Leistung Kosten Einstieg Erstgespräch und Problemaufnahme kostenlos Wissensaufbau Workshops, 1 bis 3 Tage 4.000 € pro Tag Erster Use Case Impact-Sprint, ca. 4 Wochen, produktives System 35.000 bis 40.000 € Betrieb SaaS z. B. Atlas, EU-gehostet ab 1.000 €/Monat Individualentwicklung Festpreis nach kostenloser Abschätzung, mit Garantie projektabhängig, vorab fix Wenn Sie wissen wollen, was das für Ihren konkreten Fall bedeutet: Das Erstgespräch kostet nichts, siehe oben.
Über den Autor: Lars Quell ist Geschäftsführer der they consulting GmbH. Das Team aus rund 15 Berater:innen und Entwickler:innen begleitet mittelständische Unternehmen von der ersten KI-Idee bis zum produktiven System, ausschließlich auf EU-Servern, DSGVO- und TISAX-konform.