Code of Conduct

1. Geltungsbereich

Dieser Verhaltenskodex legt die verbindlichen Grundsätze fest, nach denen die they consulting GmbH ihre Geschäftstätigkeit ausübt. Er gilt für alle Mitarbeitenden, die Geschäftsführung, freie Mitarbeitenden sowie externe Beratende, die im Auftrag der they consulting GmbH tätig sind. Der Kodex gilt im Inland wie im Ausland und umfasst Interaktionen mit privaten Unternehmen ebenso wie mit öffentlichen Stellen und Behörden.

Ziel dieses Dokuments ist es, Transparenz über die Compliance-Grundsätze der they consulting GmbH herzustellen und die Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Anforderungen zu dokumentieren – insbesondere im Kontext öffentlicher Vergabeverfahren.

2. Integrität & Korruptionsprävention

Die they consulting GmbH bekennt sich zu einem integren, transparenten und rechtlich einwandfreien Geschäftsgebaren. Korruption und Bestechung in jeder Form werden nicht toleriert.

Folgende Handlungen sind für alle Personen im Geltungsbereich ausnahmslos verboten:

1. Das Anbieten, Versprechen, Gewähren, Fordern oder Annehmen von Vorteilen zur Beeinflussung von Geschäfts- oder Behördenentscheidungen

2. Zahlungen jeder Art zur Beschleunigung von Entscheidungen oder Genehmigungen, einschließlich der „Facilitation Payments“.

3. Das Verschleiern, Vertuschen oder falsche Verbuchen von Zahlungen, Ausgaben oder Zuwendungen in der Buchhaltung

4. Jede unzulässige Einflussnahme auf Ausschreibungen, Vergabeentscheidungen oder Vertragsverhandlungen durch Zuwendungen oder persönliche Vorteile

5. Die Beauftragung von Dritten mit dem Ziel, unzulässige Vorteile zu gewähren oder zu empfangen

6. Zahlungen an politische Parteien, Kandidaten oder Amtstragende, die geeignet sind, Entscheidungen zu beeinflussen.

Zuwendungen und Einladungen

Zuwendungen von oder an Geschäftspartner sind nur zulässig, wenn ihr Wert 35 € (brutto) nicht übersteigt, kein laufendes Vergabe- oder Entscheidungsverfahren besteht und die Zuwendung transparent und ordnungsgemäß verbucht wird. Bargeld und bargeldähnliche Zuwendungen sind in jeder Höhe abzulehnen.

Sponsoring und Spenden

Alle Sponsoring-Aktivitäten und Spenden bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Geschäftsführung, sind transparent zu dokumentieren und ordnungsgemäß zu verbuchen. Spenden an Organisationen, bei denen Entscheidungstragende eines Geschäftspartners oder einer Behörde verantwortlich sind, sind unzulässig.

3. Interessenkonflikte

Interessenkonflikte – insbesondere persönliche Beziehungen zu Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern, Beteiligung an Konkurrenzunternehmen oder Nebentätigkeiten – sind unverzüglich der Geschäftsführung zu melden. Nebentätigkeiten bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung der Geschäftsführung. Die Geschäftsführung entscheidet im Einzelfall und dokumentiert ihre Entscheidung.

4. Wettbewerbskonformes Verhalten

Die they consulting GmbH hält alle wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ein. Die Beteiligung an wettbewerbswidrigen Absprachen, Preisabsprachen oder Marktmanipulation ist untersagt. Verträge werden fair und transparent gestaltet. Gegenüber Kunden und Auftraggebern werden ausschließlich zutreffende und vollständige Angaben gemacht.

5. Informationssicherheit & Datenschutz

Die they consulting GmbH schützt die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller ihr anvertrauten Informationen. Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) entspricht den Anforderungen des TISAX-Standards.

Wesentliche Grundsätze:

• Datenschutz nach DSGVO und BDSG wird in allen Projekten und Prozessen eingehalten. Auftragsverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

• Informationen werden nach ihrer Sensibilität klassifiziert

• Zugriffsrechte werden nach dem Least-Privilege-Prinzip vergeben und regelmäßig überprüft

• Unternehmensdaten werden ausschließlich auf freigegebenen, abgesicherten Systemen gespeichert

• Geschäftskritische Daten werden mit AES-256 (ruhende Daten) und TLS 1.2+ (Übertragung) verschlüsselt

• Sicherheitsvorfälle werden unverzüglich gemeldet und dokumentiert

• Alle Mitarbeitenden werden regelmäßig zu Informationssicherheit geschult

6. Menschenrechte und Arbeitsbedingungen

Die they consulting GmbH bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte und fairer Arbeitsbedingungen im eigenen Unternehmen und entlang der Lieferkette. Grundlage sind die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen.

Verboten sind:

• Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Menschenhandel und jede Form unfreiwilliger Arbeit

• Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Nationalität, Religion, Behinderung, sexueller Identität oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale

• Belästigung, Einschüchterung und Mobbing

Gewährleistet werden:

• Einhaltung aller arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen, insbesondere zu Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub und Gesundheitsschutz

• Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen

Anforderungen an Lieferanten und Partner:

Von Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern wird die Einhaltung grundlegender Menschenrechts-, Sozial- und Arbeitsstandards erwartet. Bei wesentlichen Verstößen werden angemessene Maßnahmen ergriffen, bis hin zur Beendigung der Geschäftsbeziehung.

7. Nachhaltigkeit

Die they consulting GmbH verpflichtet sich zu nachhaltigem Handeln in ökologischer, sozialer und ökonomischer Hinsicht.

Ökologisch:

• Das vollständig remote arbeitende Geschäftsmodell vermeidet Pendelwege und den Betrieb eines zentralen Bürogebäudes

• Cloud-Infrastrukturen werden bevorzugt in Regionen mit hohem Anteil erneuerbarer Energien betrieben

• Dienstreisen werden auf das notwendige Minimum reduziert

• Hardware wird langlebig eingesetzt; eine fachgerechte Entsorgung am Ende der Nutzungsdauer ist sichergestellt.

Sozial:

• Faire und flexible Arbeitsbedingungen, flache Hierarchien und Eigenverantwortung sind fester Bestandteil der Unternehmenskultur

• Einstellungsentscheidungen basieren auf Kompetenzen und Eignung, unabhängig von Herkunft, Geschlecht oder Hintergrund

• Kontinuierliche Weiterbildung wird aktiv gefördert

Ökonomisch:

• Verträge werden fair und transparent gestaltet; Festpreismodelle mit klarer Kalkulation schaffen Planungssicherheit

• Freie Mitarbeitende und Subunternehmer werden fair vergütet und pünktlich bezahlt

• Nachhaltigkeitskriterien werden bei der Auswahl von Lieferanten und Partnern berücksichtigt

8. Verantwortungsvoller Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Als Unternehmen, das KI-Lösungen entwickelt und implementiert, verpflichtet sich die they consulting GmbH zum verantwortungsvollen Umgang mit Künstlicher Intelligenz.

• KI-Lösungen werden nach den Grundsätzen der EU-Ethikleitlinien für vertrauenswürdige KI entwickelt: Transparenz, Fairness, Rechenschaftspflicht und gesellschaftliches Wohlergehen

• Datenschutz und DSGVO-Konformität sind in allen KI-Projekten nicht verhandelbar

• KI-Modelle werden nach Effizienz und Ressourcenverbrauch ausgewählt

• Es werden keine Lösungen für Anwendungsfälle entwickelt, die gegen die ethischen Grundsätze dieses Kodex verstoßen.

Mehr zum internen Einsatz von KI: Unsere KI-Richtlinie.

9. Meldewege und Hinweisgeberschutz

Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex sind unverzüglich zu melden.

Hinweisgebende, die in gutem Glauben einen Verdachtsfall melden, sind vor Repressalien, Benachteiligungen oder Kündigungen geschützt – auch wenn sich der Verdacht im Nachhinein als unbegründet erweist. Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgebende sind ausdrücklich untersagt und werden als eigenständiger Verstoß gewertet. Eingehende Meldungen werden vertraulich behandelt, geprüft und dokumentiert.

10. Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können folgende Konsequenzen haben:

• Arbeitsrechtlich: Abmahnung, ordentliche oder außerordentliche Kündigung

• Zivilrechtlich: Schadensersatzforderungen

• Strafrechtlich: Anzeige bei den zuständigen Behörden

• Vertragsrechtlich: Kündigung von Dienstleistungs- oder Partnerverträgen bei Verstößen durch externe Dritte

Die Schwere der Maßnahme richtet sich nach Art, Schwere und Vorsätzlichkeit des Verstoßes. Die Geschäftsführung entscheidet im Einzelfall.

11. Verantwortlichkeiten

12. Schulungen und Dokumentation

• Alle Mitarbeitenden absolvieren bei Eintritt eine Einführungsschulung zu diesem Verhaltenskodex

• Mindestens einmal jährlich findet eine Auffrischungsschulung statt

• Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme dieses Dokuments

• Der Verhaltenskodex ist öffentlich zugänglich und wird auf Anfrage an Kunden, Partner und Vergabestellen weitergegeben

13. Überprüfung und Aktualisierung

Dieser Kodex wird mindestens einmal jährlich durch die Geschäftsführung überprüft und bei Bedarf aktualisiert – insbesondere bei Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen, bei Unternehmenswachstum oder neuen Geschäftsfeldern sowie bei Erkenntnissen aus Audits oder Vorfällen. Änderungen werden dokumentiert, versioniert und allen Mitarbeitenden kommuniziert.